Hieronder vind je het overzicht van de vragen die ons werden gesteld, en waarvan we de antwoorden graag met je delen.
01. Vraag: Wat gebeurt er na de algemene vergadering met mijn gebruikersaccount en mailadres?
Antwoord: Na 18 april 2021 wordt je gebruikersaccount en mailadres verwijderd uit onze databank. Het account wordt aldus onbruikbaar. Zie ook 02.
02. Vraag: Wie kan zien welke stemmen ik heb uitgebracht?
Antwoord: De secretaris krijgt een overzicht van de uitgebrachte stemmen per account. Hij zal aan de hand van die gegevens:
- het aantal leden bepalen dat heeft deelgenomen aan de digitale vergadering en nakijken of het vereiste aantal deelnemers om van een geldige stemming te spreken werd bereikt;
- het aantal uitgebrachte stemmen per soort bepalen en nakijken of voor een van deze soorten de vereiste meerderheid is behaald;
- het verslag van deze stemmingen opmaken.
De stemming is in zoverre dus anoniem. Enkel het globaal resultaat is immers van belang, niet de aard van de individuele stemmen. De globale resultaten van de stemming worden bewaard op het secretariaat (per account, waarvan de koppeling met emailadressen is verbroken, wat ze anoniem maakt). De secretaris is bovendien gebonden aan geheimhoudingsplicht.
03. Vraag: Wat zijn de gevolgen indien ik niet aan de digitale algemene vergadering deelneem?
Antwoord:
- Je wordt als afwezig aangemerkt voor deze vergadering. Deze afwezigheid telt mee om te bepalen of je kan blijven deel uitmaken van de algemene vergadering.
- Deze afwezigheid kan doorwegen in het behalen van het vereiste aantal deelnemers om een geldige stemming te bekomen. Indien we het vereiste aantal niet halen zijn we verplicht een nieuwe algemene vergadering bij elkaar te roepen (digitaal of fysiek), met eventueel nutteloze kosten en inspanningen (herprogrammering digitale vergadering – huren zaal fysieke vergadering) – en sancties omdat we dit niet meer tijdig klaarkrijgen (niet-naleving wet).
04. Vraag: Hoe kom ik het resultaat van de stemmingen te weten?
Antwoord: Na 18 april zal de secretaris een verslag van deze digitale vergadering opmaken en aan de leden van de algemene vergadering toesturen.
05. Vraag: Wat gebeurt er als ik meer stemmen uitbreng?
Antwoord: De secretaris kijkt na of er meerdere stemmingen mogelijk zijn voor het account (samenwonenden?). Indien dit het geval is, tellen beide stemmingen. Indien dit niet het geval is of indien er meer dan twee stemmingen zijn voor het account, dan tel(t)(len) de eerste stemming(en).
06. Vraag: Ik heb me aangemeld, maar de pop-up verschijnt niet.
Antwoord. Wanneer je een pop-up blocker gebruikt ben je gevrijwaard van irritante reclame-vensters tijdens het surfen; maar ook onze pop-up wordt daardoor niet getoond. Geen nood, je kan doorklikken naar de pagina’s van de algemene vergadering via “>> ALGEMENE VERGADERING <<, helemaal rechts in de menu-balk. Opgelet! Je krijgt dit menu-item enkel te zien wanneer je bent aangemeld.
07. Vraag: Ik krijg het menu-item “>> ALGEMENE VERGADERING <<” niet te zien.
Antwoord: Alleen wanneer je bent aangemeld en lid bent van de algemene vergadering kan je dit zien. Aanmelden kan je hier met de gegevens die je terugvindt in de registratiemail.
08. Vraag [begroting]: Ik zie geen budgettering voor medewerkers etentje en bestuursetentje. Dit lijkt mij misschien aangewezen.
Antwoord: Inderdaad we hebben geen uitgaven voorzien voor het medewerkersetentje en bestuursetentje omdat we dit doen om de leden en de bestuursleden te bedanken. We zijn van mening dat we dit niet moeten organiseren daar er geen wandelingen kunnen doorgaan zijn en dus ook geen bedanking moeten doen.
09. Vraag [begroting]: Ik zie ook geen onmiddellijke budgettering voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de nieuwe statuten en intern reglement.
Antwoord: De uitgaven voor het publiceren van de veranderingen in het staatsblad zijn inderdaad niet opgenomen omdat we eerlijkheidshalve dit over het hoofd gezien hebben maar ook omdat ik niet weet over welk bedrag het gaat. Maar in elk geval goed opgemerkt. Ik heb € 3.000 bij algemene onkosten ingegeven, momenteel heb ik maar heel weinig algemene onkosten dus kan daar zeker vanaf genomen worden.
10. Vraag [begroting]: De vooruitzichten tot september lijken mij soms risicovol, terwijl vanaf september er mogelijks een explosie aan opkomsten zou kunnen zijn.
Antwoord: We hebben deze begroting opgesteld in november 2020, toen hadden wij totaal geen zicht en niet gedacht dat het zolang ging op de slechte weg zijn.
11. Vraag [begroting]: Wat is “Wand.2019’ : -1.352€ – niet opgehaald in 2020” ?
Antwoord: Dit zijn de waardebonnen die de leden ontvangen na het deelnemen van onze eigen tochten. Wij kunnen die maar uitreiken het jaar erop maar door het feit dat we maar 2 wandelingen kunnen organiseren hebben zijn nog niet alle waardebonnen bij de rechtmatige eigenaars terecht kunnen komen. Zij moeten hiervoor bij ontvangst ook tekenen, dus wij steken die niet zomaar in de brievenbussen. Het gaat tenslotte om geld. Wij denken en hopen dat we deze bonnen nog tijdens de overige wandelingen dit jaar kunnen overhandigen.
12. Vraag [statuten]: Titel II – artikel 7 – §9 Moet dit artikel niet dezelfde bewoording bevatten als Art 8.7 van het intern reglement, wat ook die bewoording zou kunnen zijn?
Antwoord: Terechte opmerking: artikel 8.7 van het intern reglement zal in overeenstemming gebracht worden met art. 7 §9 van de statuten, m.a.w. de tekst van de statuten zal worden overgenomen in het intern reglement.
13. Vraag [statuten]: Waar is artikel 19?
Antwoord: Er was een artikel 17 toegevoegd, maar na overleg met meester Ricour terug verwijderd. Deze schrapping had voor gevolg dat de nummering niet meer klopt (17 en 18 werden hernummerd, maar de volgende niet meer). Nummering zal worden hersteld. Voor wie het interesseert, het geschrapte artikel luidde “: ARTIKEL 17 – UITZONDERLIJKE OMSTANDIGHEDEN – Wanneer een algemene vergadering wegens bijzondere omstandigheden niet fysiek kan doorgaan, dan mag deze doorgaan in elke digitale alternatieve vorm die door de wet in die omstandigheden wordt aanvaard.” Het is enkel de Wetgever die in bijzondere omstandigheden bepaalt hoe rechtsgeldig kan worden vergaderd, niet de statuten. Toelichting: De wetgever aanvaardde voor deze pandemie digitale vergaderingen, voor zover uit de stukken blijkt dat alle opmerkingen en vragen van de leden werden behandeld en de stemming correct is verlopen.
14. Vraag [statuten]: Waarom een -ietwat – andere verdeling tussen artikel 17 en artikel 20?
Antwoord: Artikel 17 gaat over het minimum aantal bestuursleden , terwijl artikel 20 de functies bepaalt, die onder hen worden verdeeld. Het aantal door ons onderscheiden functies is groter dan het minimum aantal bestuursleden. Bestuurder kan meerdere functies hebben. Maar er kunnen ook meer bestuurders zijn dan functies.
15. Vraag [statuten]: Ik veronderstel dat, door het schrappen van titel V, er een nieuwe nummering van de artikels erna komt?
Antwoord: Dit was een werkdocument. De nummering wordt aangepast naar aanleiding van de schrapping van art. 17 en de schrapping van titel V.
16. Vraag [intern reglement]: De inhoudsopgave lijkt mij niet altijd consequent, soms geen onderverdeling, soms tot op sub artikel niveau (bv. Art 4.1) soms tot op sub sub artikel niveau (bv. Art 2.4.1). Het doel ontgaat mij hier even.
Antwoord: Het doel is om bij het beantwoorden van vragen concreter het desbetreffende reglement aan te wijzen, zonder te moeten teruggrijpen naar tweede zin van lid 3 van paragraaf …
17. Vraag [intern reglement]: Art 4.4.4. – opmerking 72 lijkt mij er eentje om toch nog even bij stil te blijven staan.
Antwoord: Het principe is dat de waarde van de busbon nodig is, omdat we toch tot een prijs van een product dat ermee kan worden bepaald moeten komen. Indien er iets wijzigt, wordt het aantal bons gewijzigd. Dit aantal staat niet vast in het reglement, maar hangt af van de busprijs. De busprijs zal in de toekomst dus per 1 euro stijgen en het aantal benodigde busbons per 1.
18. Vraag [intern reglement]: Art 7.4.2 : Wat houdt dit precies in ? Welke verantwoordelijkheid wordt hier – impliciet – verwacht van de ontvanger van de mail? Ik denk bijvoorbeeld aan situaties zoals computercrash of junkmail, maar ook aan hospitalisatie…
Antwoord: Dit wil zeggen dat de mededelingen die aan de leden worden gezonden op het emailadres dat ze hebben opgegeven, wordt geacht te zijn ontvangen. Het lid kan zich niet beroepen op het feit dat hij dit bericht niet zou hebben gekregen. Hij is verantwoordelijk voor het nazicht van zijn mailbox, ook wat junk betreft. Hospitalisatie is inderdaad een situatie die er kan toe leiden dat post niet wordt ter hand gesteld (hetzij fysiek gewone post, hetzij mailverkeer), maar ook hier dient de bestemmeling van berichtgeving voorzorgen te nemen opdat zijn post hem kan ter hand gesteld worden.
19. Vraag [intern reglement]: Art 8.7. : ik wil even de aandacht trekken naar het 2° puntje : “Wanneer hij/zij over een tijdsspanne van twee kalenderjaren geen enkele keer fysiek aanwezig is in de algemene vergadering” Is dit geen -bizarre- reglementering, nu ten tijde van Corona. Indien ik dit letterlijk interpreteer, KAN ieder vast lid van de Algemene Vergadering worden uitgesloten omdat – zoals het er nu uitziet – niemand fysiek aanwezig zal zijn in het kalenderjaar 2020 noch in het kalenderjaar 2021. Of zie ik dit verkeerd? Ik snap natuurlijk wel de intentie van dit artikel.
Antwoord: Het gaat dit keer uitzonderlijk niet om fysieke aanwezigheid. De wetgever heeft maatregelen genomen opdat de algemene vergadering in digitale vorm mag doorgaan, waarbij het inloggen wordt aanzien als teken van aanwezigheid. Wat de stemming betreft, die staat los van de deelname. Ter volledigheid: Inloggen zonder te stemmen is dan een onthouding, maar het lid wordt wel geacht aanwezig te zijn, indien hij zich ingelogd had.
20. Vraag [intern reglement]: Opmerking 129. : ik kan mij hierin vinden. Een andere formulering zou misschien handiger zijn.
Antwoord: In tegenstelling tot wat de maker van de opmerking beweert, is dit geen limitatieve lijst. Dit blijkt uit de woorden “kunnen extra functies” en “zoals“. Statutair dienen minstens de functies voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester worden toegewezen aan de leden van het bestuur. Voor de rest creëert men zoveel functies als men wil, die men cumuleert zoveel men wil op voorwaarde dat er minstens 3 bestuursleden zijn..